Rahmenaufträge werden verwendet, wenn ein Kunde der Abnahme großer Mengen zugestimmt hat, die in mehreren kleineren Lieferungen über einen bestimmten Zeitraum geliefert werden sollen. Sie stellen somit das Gerüst für eine langfristige Vereinbarung mit einem Debitor dar (im Einkauf werden Rahmenbestellungen verwendet, um langfristige Vereinbarungen mit einem Kreditor zu verwalten).
Rahmenaufträge decken häufig nur einen bestimmten Artikel ab, für den bestimmte Liefertermine vorgegeben sind. Der Hauptgrund für die Verwendung eines Rahmenauftrags anstelle eines Verkaufsauftrags besteht darin, dass die bei einem Rahmenauftrag eingegebenen Mengen keinen Einfluss auf die Artikelverfügbarkeit haben und daher als Arbeitsblatt für die Überwachung und Planung verwendet werden können.
In einem Rahmenauftrag kann jede einzelne Lieferung als Auftragszeile eingerichtet werden, die dann zum Zeitpunkt der Lieferung in einen Auftrag umgewandelt werden kann.
Rahmenaufträge werden beispielsweise verwendet, wenn ein Debitor anruft und 1000 Einheiten eines Artikels bestellt, die über den kommenden Monat in Mengen von je 250 Stck. pro Woche geliefert werden sollen.
Hinweis | Rahmenbestellungen funktionieren auf ähnliche Weise wie Rahmenaufträge. Die Dokumentation enthält nur Rahmenverkaufsaufträge. |
Anlegen eines Rahmenauftrags
Geben Sie im Suchfeld (ALT+Q) Rahmenaufträge ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
Wählen Sie die Aktion Neu aus.
Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus.
Nehmen Sie im Feld Auftragsdatum keine Eingabe vor. Wenn die einzelnen Verkaufsaufträge anhand des Rahmenauftrags erstellt werden, wird als Auftragsdatum des Verkaufsauftrags automatisch das Arbeitsdatum festgelegt.
Erstellen Sie im Inforegister Zeilen einzelne Zeilen für jede Lieferung. Wenn der Debitor beispielsweise 100 Einheiten gleichmäßig auf vier Wochen verteilt erhalten möchte, geben Sie vier separate Zeilen mit jeweils 25 Einheiten ein.
Erstellen eines Auftrags aus einem Rahmenauftrag
Um einen Auftrag für eine oder mehrere der Zeilen des Rahmenauftrags zu erstellen, entfernen Sie die Menge im Feld Zu liefernde Menge in allen Zeilen, für die zum aktuellen Zeitpunkt keine Lieferung gewünscht wird.
Wenn Sie bereit sind, Aufträge zu erstellen, wählen Sie den Prozess Auftrag erst. und wählen Sie dann Ja. Sie werden in einer Meldung darüber informiert, dass dem Rahmenauftrag eine Auftragsnummer zugewiesen wurde. Beachten Sie, dass der Rahmenauftrag nicht gelöscht wurde.
Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
Um die Ergebnisse der vorangehenden Schritte anzuzeigen, wählen Sie auf dem Inforegister Zeilen die Option Nicht gebuchte Zeilen, und wählen Sie dann Aufträge.
Wählen Sie auf der Seite Verkaufszeilen den entsprechenden Verkaufsauftrag aus. Wählen Sie dann Beleg anzeigen aus.
Das Folgende gilt für Verkaufsaufträge nach der Erstellung von Rahmenaufträgen:
Nachdem der Rahmenauftrag in einen Auftrag umgewandelt wurde, enthält dieser die Zeile, in der Sie im Rahmenauftrag das Feld zu liefern ausgefüllt haben. Sie können diese Zeilen bearbeiten oder löschen oder unverändert beibehalten.
Beachten Sie unbedingt, dass die Menge der Auftragszeile die Menge der zugehörigen Rahmenauftragszeile nicht übersteigen darf. Andernfalls kann der Auftrag nicht gebucht werden.
Wenn der Auftrag als geliefert und/oder als fakturiert gebucht wurde, werden die Felder Menge geliefert und Menge fakturiert auf des zugehörigen Rahmenauftrags automatisch aktualisiert.
Die Nummer des Rahmenauftrags und die Zeilennummer werden als Eigenschaften der Auftragszeilen erfasst, wenn diese aus einem Rahmenauftrag erstellt wurden.
Wenn Aufträge nicht direkt aus einem Rahmenauftrag erstellt werden, aber dennoch zu diesem gehören, kann eine Verknüpfung zwischen einem Auftrag und einem Rahmenauftrag eingerichtet werden, indem die Nummer des verknüpften Rahmenauftrags im Feld Rahmenauftragsnr. in der Auftragszeile eingegeben wird.
Nachdem der Verkaufsauftrag für die Gesamtmenge einer Rahmenauftragszeile erstellt wurde, kann kein anderer Verkaufsauftrag für dieselbe Zeile erstellt werden. Benutzer können im Feld Zu liefern keine Menge eingeben. Wenn in einem Rahmenauftrag jedoch weitere Mengen hinzugefügt werden müssen, kann der Wert im Feld Menge erhöht werden, und es können weitere Aufträge erstellt werden.
Der fakturierte Rahmenauftrag verbleibt im System, bis er gelöscht wird, und zwar entweder durch Löschen einzelner Rahmenaufträge oder durch Ausführen der Stapelverarbeitung Erledigte Rahmenauftr. löschen.
Anzeigen des Status eines Rahmenauftrags
Sie können sich den Status eines Rahmenauftrages anzeigen lassen.
Auf der Seite Verkaufsstatistik Rahmenauftrag finden Sie auf dem Inforegister Allgemein zusammengefasste Informationen über die gesamte Bestellung, basierend auf den Gesamtmengen in den verschiedenen Mengenfeldern in den Rahmenauftragszeilen.
Auf dem Inforegister Fakturierung finden Sie zusammengefasste Informationen über die Gesamtmenge in den verschiedenen Feldern Zu fakturieren in den Rahmenauftragsverkaufszeilen.
Auf dem Inforegister Lieferung werden zusammengefasste Informationen über die Gesamtmenge in den verschiedenen Feldern Zu Liefern in den Rahmenauftragsverkaufszeilen angezeigt.
Auf dem Inforegister Vorauszahlung werden zusammenfassende Informationen zu den vorab bezahlten Beträgen angezeigt.
Auf dem Inforegister Debitor werden bestimmte grundlegende Informationen über den Debitor angezeigt.
Anzeigen von gebuchten und ungebuchten Rahmenauftragsverkaufszeilen
Die Verknüpfung zwischen dem Rahmenauftrag und dem daraus stammenden Verkaufsauftrag und jeder andere Verkaufsbeleg wird beibehalten, nachdem sie als Liste gebuchter und ungebuchter Verkaufsauftrags- und Rechnungszeilen gebucht wurden.
Öffnen Sie die Rahmenbestellung, die Sie anzeigen möchten.
Sie können nicht gebuchte Posten anzeigen, indem Sie die entsprechende Zeile markieren und dann auf dem Inforegister Zeilen auf Zeile > Nicht gebuchte Zeilen klicken. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Option | Beschreibung |
Aufträge | Gibt mit der ausgewählten Zeile verknüpfte offene Aufträge an. |
Rechnungen | Gibt mit der ausgewählten Zeile verknüpfte offene Rechnungen an. Offene Rechnungen werden durch Eingabe der Nummer des Rahmenauftrags in der Verkaufsrechnungszeile manuell mit einem Rahmenauftrag verknüpft. |
Reklamationen | Gibt mit der ausgewählten Zeile verknüpfte offene Reklamationen an. |
Gutschriften | Gibt mit der ausgewählten Zeile verknüpfte offene Gutschriften an. |
Sie können gebuchte Posten anzeigen, indem Sie die entsprechende Zeile markieren und dann auf dem Inforegister Zeilen auf Zeile > Gebuchte Zeilen klicken. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Option | Beschreibung |
Lieferungen | Zeigt eine Liste der lfd. Verkaufslieferungen für den Auftrag an. |
Rechnungen | Zeigt eine Liste der lfd. Verkaufsrechnungen für den Auftrag an. |
Rücksendungen | Zeigt eine Liste gebuchter Rücksendungen für den Auftrag an. |
Gutschriften | Zeigt eine Liste lfd. Verkaufsgutschriften für den Auftrag an. |