Die Inventur sollte mindestens einmal im Jahr durchgeführt werden. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie die Inventur in Dynamics 365 Business Central durchführen. Die von uns beschriebene Inventur erfolgt in den folgenden Schritten:
Inventurauftrag anlegen
Der erste Schritt bei der Inventur ist, einen Inventurauftrag anzulegen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Rufen Sie die Suche 🔎 auf. Sie können auch die Tastaturkombination ALT+Q dazu verwenden.
Geben Sie den Suchbegriff Inventuraufträge ein und klicken Sie auf das entsprechende Suchergebnis.
Um einen neuen Inventurauftrag anzulegen, klicken Sie in der Menüleiste auf die Option Neu.
Vervollständigen Sie die nachfolgenden Informationen:
Feld | Beschreibung |
Nr. | Dieses Feld wird automatisch gefüllt, sofern Sie auf der Seite Lager Einrichtung unter dem Register Nummerierung die Felder für die Inventur ausgefüllt haben. |
Beschreibung | Geben Sie eine Beschreibung für den Inventurauftrag ein. |
Lagerortcode | Geben Sie den Code des Lagerorts an, für den der Inventurauftrag erstellt wird. |
Verantwortlich | Geben Sie in diesem Feld den Mitarbeiter an, der für diesen Inventurauftrag verantwortlich ist, |
Auftragsdatum | Geben Sie in diesem Feld das Datum an, an dem der Inventurauftrag erstellt wurde. |
Buchungsdatum | Geben Sie in diesem Feld das Datum an, an dem die Zeilen aus dem Inventurauftrag gebucht werden. |
Sie haben den Inventurauftrag angelegt.
Zeilen berechnen
Als Nächstes müssen Sie die Zeilen für den Inventurauftrag berechnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie in der Menüleiste auf die Option Zeilen berechnen.
Das Fenster Inventurauftragszeilen berechnen wird geöffnet.
Aktivieren Sie den Schieberegler Erwartete Menge berechnen. Wenn Sie möchten, können Sie weitere Filter definieren (in unserem Beispiel wurde Lagerortfilter HAUPT verwendet).
Hinweis | Der Schieberegler Artikel nicht auf Lager wird zum Erstellen von Inventurauftragszeilen verwendet, bei denen Artikel mit einer Menge von 0 erwartet werden. |
Die Funktion Zeilen berechnen kann mehrmals ausgeführt werden, neue Zeilen werden am Ende des Belegs hinzugefügt. Für Artikel, die in der Artikelverfolgung eingerichtet sind, wird das Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden aktiviert.
Informationen über die erwartete Menge von Serien- und Chargennummern sind verfügbar, indem Sie unter dem Register Zeilen in der Menüleiste auf Zeile das Menü Artikelverfolgungszeilen öffnen und zwischen den entsprechenden Optionen auswählen.
Sie können jetzt fortfahren, um mindestens eine Erfassung zu erstellen. Dabei handelt es sich um Anweisungen für die Mitarbeiter, die die eigentliche Inventur durchführen.
Inventurerfassungen erstellen
Sie können für jeden Inventurauftrag einen oder mehrere Inventurerfassungsbelege erstellen, auf dem bzw. denen Mitarbeiter die gezählten Mengen entweder manuell oder über ein integriertes Lesegerät (z.B. Barcodescanner) eingeben können.
Standardmäßig wird die Erfassung aller Zeilen im zugehörigen Inventurauftrag erstellt.
Um eine Inventurerfassung zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neue Erfassung erstellen…
Das Fenster Neue Inventurerfassung erstellen wird geöffnet.
Sie können folgende Einstellungen vornehmen:
Option | Beschreibung |
Nicht erfasste Zeilen | Es wird nur dann eine Erfassungszeile generiert, wenn die zu übernehmende Inventurerfassungszeile nicht bereits in einer anderen Erfassung generiert wurde. |
Erfassung ohne Auftrag erlaubt | Erlaubt das Generieren nicht erfasster Inventurzeilen. |
Klicken Sie auf OK, um die Inventurerfassung zu erstellen.
Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Inventurerfassungen aufrufen können.
Inventurerfassungen aufrufen & Felder ausfüllen
Um die Inventurerfassung aufzurufen, klicken Sie in der Menüleiste auf Zugehörig > Auftrag > Erfassungen.
Geben Sie die erforderlichen Informationen in den entsprechenden Feldern an:
Feld | Beschreibung |
Auftragsnr. | Die Auftragsnummer sollte automatisch vom System von dem verknüpften Inventurauftrag ergänz werden. |
Beschreibung | Geben Sie eine Beschreibung für die Erfassung an, dies erleichtert die Identifizierung in der Erfassungsübersicht. |
Verantwortlich | Geben Sie den Mitarbeiter an, der für die Erfassung verantwortlich ist. |
Erfasst Von | Geben Sie den Verantwortlichen an, der die Lagerbestandsaufnahme durchführt. |
Lagerbestand erfassen
Im Falle der manuellen Zählung können Sie eine Liste ausdrucken, den Bericht Inventurerfassung, der eine leere Spalte enthält, in der die gezählten Mengen aufgeschrieben werden. Wenn die Zählung abgeschlossen ist, geben Sie die erfassten Mengen in die entsprechenden Zeilen auf der Seite Inventurerfassung ein. Zuletzt übertragen Sie die erfassten Mengen in den zugehörigen Inventurauftrag, indem Sie den Status auf Beendet setzen.
Tragen Sie nun auch in die verbleibenden Zeilen die tatsächlich, physisch gezählte Artikelmenge ein. Sollte zu einer Zeile keine physische Menge gefunden werden, müssen Sie die Menge mit 0 erfassen.
Artikel mit Seriennummer erfassen
Beim Eintragen der physisch gezählten Menge in das Feld Menge eines Artikels, für welchen die Artikelverfolgung innerhalb des Lagers eingerichtet wurde, werden automatisch der Menge entsprechend viele Zeilen des jeweiligen Artikels (mit dem Wert 1 im Feld Menge) erstellt. Anschließend muss im Feld Seriennr. die Seriennummer des jeweils gezählten Artikels kontrolliert bzw. eingetragen werden.
Erfassung beenden
Wenn alle Artikel der zugehörigen Erfassung vollständig erfasst wurden, kann die Erfassung beendet werden. Vollständig bedeutet, dass das Kontrollkästchen Erfasst für jede Zeile aktiviert ist. Das Beenden der Erfassung ändert den Status auf Beendet. Dieser kann im Fall einer notwendigen Korrektur, über die Funktion Status zurücksetzen…, wieder auf Offen zurückgesetzt werden.
Inventurauftrag prüfen, beenden und buchen
Im Inventurauftrag wird das Feld Anzahl beendete Erfassungen sowie die Spalten Erfasste Menge, In Erfassungszeilen, Anzahl beendete Erfassungszeilen gefüllt.
Hinweis | Damit der Inventurauftrag abgeschlossen werden kann, müssen alle zugehörigen Erfassungen den Status Beendet aufweisen. |
Ein Inventurauftrag, bei dem identische Zeilen vorhanden sind, kann nicht beendet werden. Doppelte Zeilen lassen sich über die Funktion Doppelte Zeilen anzeigen prüfen.
Stellen Sie sicher, dass es zu jeder Inventurauftragszeile mindestens eine Inventurerfassungszeile gibt. Ablesen können Sie das an dem Feld In Erfassungszeile enthalten.
Für alle Inventurauftragszeilen muss die erwartete Menge berechnet worden sein, damit der Inventurauftrag abgeschlossen werden kann. An dem Kontrollkästchen Berechnete erw. Menge können Sie ablesen, ob dies bereits geschehen ist.
Beenden und Buchen
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, kann der Inventurauftrag beendet werden. Das Beenden des Inventurauftrags setzt den Status auf Beendet. Um Änderungen vornehmen zu können, muss der Status zuerst über die Funktion Status zurücksetzen erneut auf Offen gesetzt werden. Steht der Status auf Beendet, können die Differenzen des Inventurauftrags ausgewertet werden. Ist ein Inventurauftrag beendet, kann er gebucht werden.